Cosa vogliono i proprietari nella presentazione del Budget

La Dr.ssa J.M. Perkins interpretata da Bette Midler nel film cult di Mel Gibson dell’anno 2000 diceva:

“Se sai cosa vogliono le donne, puoi governare!”

Essendo una donna, so cosa significa … ma so anche che oltre ai cliché e ai luoghi comuni sulle donne, la frase nasconde una verità universalmente valida.

Le Budget review sono momenti epici per i Revenue Manager: all’inizio ci sono innumerevoli ore trascorse in team nelle riunioni di preparazione a discutere numeri, proiezioni di fatturato, ADR, volumi, segmenti, canali e ogni minimo dettaglio possibile sul piano strategico dei ricavi.

Poi arriva il momento di presentare ai proprietari il tuo Budget dei ricavi con proiezioni, stime, analisi dettagliate e considerazioni sul mercato.

La presentazione del budget termina, il Revenue manager si siede con orgoglio dall’altra parte del tavolo dove è seduto il proprietario che dice “Grazie, ma …”

L’epilogo del budget perfetto dopo un anno di lavoro ed esperienza, si conclude con un incremento del target da parte del proprietario, uno stretch in fatturato che sai già sarà quasi impossibile da raggiungere.

Gestire le aspettative dei proprietari e condurre un’efficace presentazione di budget richiede forti capacità comunicative insieme ad empatia e previsione. Caro Revenue Manager, indossa il tuo cappello magico: se sai cosa vogliono i proprietari, puoi governare. E quando dico “voglio” non intendo dare loro ciò che si aspettano in termini di obiettivi di fatturato, ma ciò che si aspettano di sentire e vedere quando presenti il tuo piano strategico.

Ecco i miei suggerimenti per una presentazione di Budget efficace, per il Revenue Manager badass:

    • Inizia in modo positivo: fornisci una breve panoramica dell’anno in corso, evidenzia il i risultati e casi di successo. Fornisci prove su come hai superato (o stai affrontando) eventuali sfide o difficoltà negli andamenti della domanda. Mostra sempre proattività e consapevolezza di ciò che sta accadendo nel tuo mercato.
    • Quadro generale e punti chiave: l’errore comune che viene fatto dai Revenue Manager nelle presentazioni di budget è quello di perdersi nei dettagli quando non richiesto. Dopo aver fornito la panoramica e il quadro generale della tua performance economica, concentrati sui principali driver. I proprietari ti chiederanno comunque di approfondire certi aspetti, attendi quindi le loro domande senza fornire troppi dettagli inutili (o non interessanti per loro in quella fase).
    • Guida la presentazione: una cosa da evitare è accavallarsi con i tuoi colleghi nella presentazione del piano strategico. Il revenue management tocca diverse funzioni e ruoli ma tu e i tuoi dovete rispettarvi gli uni con gli altri. Datevi dei cenni o un educato “Passerò la domanda a …” prima di rispondere a qualsiasi domanda critica non pertinente al vostro ruolo. Parlare a vicenda o peggio, contraddirsi involontariamente può avere conseguenze negative perché i proprietari avranno ascolto selettivo (!) e capiranno solo ciò che è conveniente per loro.
    • Traduci cose complesse in concetti comprensibili: i Revenue Manager hanno il potere dell’analisi e dei dati, ma non bisogna dare per scontato che ogni persona seduta al tavolo debba aver lo stesso potere. Concetti complessi o troppe informazioni dettagliate perderanno l’attenzione dell’ascoltatore e rischierai di far passare inosservate delle informazioni che sono invece fondamentali da trasferire.
    • Conclusioni e impegno: termina la presentazione del tuo budget con un impegno condiviso – il revenue management non è un one-man-show e spendere alcune parole per evidenziare che i tuoi obiettivi sono stati condivisi e concordati con l’intero team per raggiungere il target insieme è importante. Evita di essere troppo ottimista o troppo preoccupato, se imposti gli obiettivi che stai presentando, significa che sai che puoi raggiungerli. Non di meno, non di più. Sottolinealo, tuttavia sii proattivo sul fatto che, qualora le condizioni dovessero cambiare, farai del tuo meglio per superare il target preposto, ma non con il forecast attuale (la speranza non è una strategia 😊)

Alla fine, quando arriveranno le domande dei proprietari, preparati a tutto. Mi è stato insegnato a leggere il mio buget plan dei ricavi mettendomi nei panni di una persona che non sa nulla di revenue management: poniti tutte le possibili domande, dubbi, perché … anche quella che sembra una domanda molto sciocca o irrilevante – nessuna domanda è sciocca.

Se sei preparato e fornisci una risposta immediata, trasmetti sicurezza.

Se non conosci la risposta, non farti prendere dal panico e non innervosirti. Chiedi un po’ di tempo per fornire la risposta.

Se vieni contraddetto, diventare difensivo o irritato metterà la controparte nelle condizioni di sfruttare le tue debolezze.. Rispondi con fatti e cifre, i numeri parlano.

Ora hai dato ai tuoi proprietari ciò che volevano: consapevolezza + sicurezza = fiducia.

Cosa abbiamo detto del perfetto Revenue Manager? Nerd di Excel? Analitico? Esperto di tecnologia?

Se mancano le capacità di comunicazione e leadership, mancheranno anche i tuoi risultati di budget. Garantito.

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